Dicas: Prepare-se e organize-se para suas palestras

Garr Reynolds em seu website www.garrreynolds.com dá algumas dicas de como se preparar antes de realizar suas apresentações, sejam palestras, seminários, etc. Garr Reynolds é Professor de administração na Universidade Kansai Gaidai, no Japão, onde ele ensina Marketing, Marketing Global e Projeto de Apresentação Multimídia.

Fiz uma adaptação das 10 dicas contidas no site:

 

1. Comece pensando no final

Antes de abrir seu PowerPoint (ou Keynote), pense no dia de sua apresentação. Qual é o objetivo de sua palestra? O que as pessoas que estarão assistindo esperam dela? Na usa opinião, quais os pontos principais? Lembre que mesmo que você tenha sido chamado para passar informação, não é apenas informação que a platéia busca. Se fosse assim, eles apenas leriam seu livro ou artigo.

2. Conheça bem seu público

Antes de começar a preparar o conteúdo, pergunte a si mesmo:

Quem é o público? Quanto você acha que eles sabem sobre o assunto que vai apresentar?

Qual é o propósito do evento? Inspirar? Passar informações concretas? Eles estão interessados mais em conceitos e teorias?

Por que você foi convidado? O que esperam de você?

Onde é? Descubra tudo sobre o local, trânsito.

Quando? Você tem tempo suficiente para se preparar? Que hora do dia? Se há outras apresentações, qual a ordem? Qual o dia da semana? Tudo isso importa.

3. Conteúdo, conteúdo, conteúdo

Não importa o quanto é boa sua comunicação ou o quanto ficou bonita sua apresentação visual, se sua palestra não for baseada num conteúdo sólido, você não terá sucesso. Um bom conteúdo é uma condição necessária, mas não suficiente. Sua palestra deve começar com um conteúdo sólido (apropriado para os ouvintes) sobre o qual você, então, vai construir em uma boa história, que vai te ajudar a atrair a platéia.

Cuidado: Poupe seus ouvintes de um "data dump", uma enxurrada de informações. Isso acontece quando o palestrante passa muitas informações sem fazer o esforço de mostrar como os ouvintes irão usá-las. Também ocorre quando as informações parecem não ter nenhuma coesão. Às vezes parece que o palestrante está apenas se exibindo, ou simplesmente com medo de que, se não contar tudo, dando todas as informações, os ouvintes não vão entender a mensagem.

Não caia na armadilha de pensar que para que se faça entender, você precisa falar tudo. O que nos traz a idéia de simplicidade.

4. Seja simples

Simples não quer dizer estúpido. Ser simples pode ser difícil para o palestrante, mas vai ser muito bem apreciado pelos ouvintes. Simplicidade requer muito mais preparação e planejamento de sua parte, pois você deve pensar bem no que incluir e no que pode ser deixado de fora. Qual é a essência da sua mensagem?

EXERCÍCIO:

Se os seus ouvintes pudessem se lembrar somente de três coisas de sua apresentação, quais você gostaria que fossem?

1)_____________

2)_____________

3)_____________

5. Esboçando o conteúdo

Começe planejando no "modo analógico". Ou seja, ao invés de ir direto ao PowerPoint, os melhores palestrantes esboçam seus conteúdos com caneta e papel. Garr Reynolds comenta que usa um quadro branco pra fazer seus esboços. Quando trabalhava na Apple toda uma parede de seu escritório era um quadro branco. Enquanto você escreve os pontos chaves e monta a estrutura, pode fazer alguns desenhos como gráficos ou fotos que vão aparecer no seu slide. Apesar de estar usando todo o aparato tecnológico quando vai fazer sua apresentação, o ato de falar e interagir com a platéia - persuadir, vender ou informar - é muito mais analógico.

Crie algo do tipo storyboard. Sem software para atrapalhar sua criatividade. Desenhe algumas imagens que podem ajudar a ilustrar um determinado ponto, como um gráfico de pizza aqui, uma foto ali, talvez um gráfico de linha nesta seção. Talvez você pense que é perda de tempo: por que não ir direto ao PowerPoint e criar as imagens para não ter o trabalho duas vezes? Porque se você tenta criar um storyboard no PowerPoint pode levar mais tempo do que no papel. Esboçar tudo antes no papel ajuda a concretizar a idéia em sua mente. Então vai ser muito mais fácil e rápido colocar tudo no PowerPoint.

 

6. Estrutura limpa e sólida

A estrutura da apresentação está acima de tudo. Sem ela, seu grande estilo e ótimo visual não são nada. Se você esboçou suas idéias e formou um modelo lógico, então suas idéias serão bem claras. Você vai observar a lógica do conteúdo e o andamento dos slides. Sua platéia precisa ver onde você quer chegar. E não é suficiente ter um slide no início com "agenda" ou "roteiro", se você não tem uma boa estrutura. Ao contrário, os ouvintes ficarão muito irritados se você promete uma palestra bem organizada no começo, mas na verdade está tudo bagunçado e sem foco.

 

7. So what? (E daí?)

Quando estiver preparando o conteúdo da sua palestra, coloque-se no lugar da platéia e pergunte: "e daí?" Faça-se esse tipo de pergunta durante sua preparação. Por exemplo, seu assunto é importante? Você provavelmente já esteve na platéia e pensou como o que o palestrante estava falando era relevante ou apoiava sua idéia. "E daí" você se pergunta. "E daí?", sempre faça essa simples e importante pergunta a si mesmo. Se você realmente não conseguir respondê-la, então tire aquele conteúdo da sua apresentação.

 

8. Você consegue passar no teste do elevador?

Teste a clareza de sua mensagem com o teste do elevador. Esse exercício força você a "vender" sua mensagem em 30-45 segundos. Imagine a seguinte situação: Você agendou com o cabeça do departamento de marketing de produto de sua empresa, uma das indútrias líderes em tecnologia no mundo, para mostrar suas idéias. Ambas as agendas e orçamentos estão apertados; e é uma oportunidade extremamente importante se você consigir o aval da direção executiva. Quando você chega na recepção, fora do escritório do vice-presidente, de repente ele aparece com o paletó e pasta na mão e fala "Desculpe, houve um imprevisto, fale sobre sua idéia enquanto descemos até o hall de entrada..." Você conseguiria vender sua idéia no elevador e caminhando até o estacionamento? Mais provável ainda é você ter que encurtar sua palestra de 20 para 10 minutos (ou de 1 hora para 30 minutos), você conseguiria? Talvez nunca precise, mas praticar desta forma ajude você a tornar seu conteúdo mais curto e claro.

 

9. A arte de contar histórias

Boas palestras incluem histórias. Os melhores palestrantes ilustram suas idéias com histórias, preferencialmente histórias pessoais. A melhor maneira de explicar idéias complicadas é através de exemplos ou compartilhando uma história que ajuda a concretizar determinado ponto. Histórias são fáceis de lembrar.

Além disso, é importante pensar em seus 30 minutos de palestra como uma boa oportunidade de "contar uma história". Boas histórias são interessantes e claras no início, têm conteúdo provocativo no meio e uma conclusão lógica.

 

10. Confiança - Como alcançar

Quanto mais você conhece seu material, menos nervoso ficará. Se você colocou todos os slides em ordem lógica, projetou bem o material de suporte, então há menos motivo para nervosismo. Se, além disso, ensaiou com um computador e um projetor, então o nervosismo simplesmente vai embora. Nós tememos o que não conhecemos. Se sabemos bem o que temos em mãos, sabemos bem sobre o assunto, sabemos qual slide vem depois de qual, antecipamos algumas perguntas, então eliminamos muito do desconhecido. Quando eliminamos o desconhecido, o nervosismo e a ansiedade, confiança é algo que vem naturalmente.